Muutoksista tulee ilmoittaa maistraattien ylläpitämään Suomen väestötietojärjestelmään.
Maaliskuun alusta voimaan tullut laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) velvoittaa ulkomailla oleskelevan Suomen kansalaisen ilmoittamaan välittömästi ulkomailla oleskelunsa aikana tapahtuneista henkilötietojen muutoksista, muun muassa lapsen syntymästä, avioliitosta, avioerosta ja nimenmuutoksesta.
Myös passihakemuksen vireillepanon edellytys on, että hakijalla on suomalainen henkilötunnus ja että väestötietojärjestelmässä olevat tiedot ovat ajan tasalla.
Asiakirja, johon ilmoitettu tieto perustuu, voidaan lähettää joko henkilön viimeisen kotikunnan maistraattiin tai lähimpään Suomen edustustoon nykyisessä asuinmaassa. Ulkomaisen asiakirjan täytyy olla alkuperäinen tai virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös. Asiakirjan pitää myös olla laillistettu ja käännetty suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi.
Velvollisuus ei koske Ruotsissa asuvia Suomen kansalaisia, koska heidän tietojensa välittämisessä ja tarkistamisessa noudatetaan väestökirjaviranomaisten kesken erikseen sovittuja menettelytapoja. Henkilöitä, joilla on sekä Suomen että Ruotsin kansalaisuus neuvotaan kuitenkin ilmoittamaan tietojensa muutoksista omatoimisesti.
Maistraattien verkkosivuilta löytyy "Ohje ulkosuomalaiselle". Ohje löytyy suomen, ruotsin, englannin ja saksan kielellä. Lisätietoja väestötietolainsäädännöstä löytyy valtion säädöstietopankki Finlex:sta.
